Při vedení dokumentace vycházíme zejména z Vyhlášky č. 179/2016, zejména pak přílohy č. 3 standardní činnosti školního metodika prevence; případně z dalších legislativních dokumentů.
Základní dokumenty jsou
Školní preventivní strategie školy (ŠPSŠ), zpracovaná na několik let a obsahující vizi, kam se škola bude v prevenci ubírat. Ze strategie vychází dlouhodobé cíle.
Preventivní program školy (PPŠ – dříve nazýván Minimální preventivní program) zpracovávaný pro každý školní rok, přílohou jsou Krizové plány a Strategie předcházení školní neúspěšnosti, šikaně a dalším projevům rizikového chování. Zde jsou pojmenovány krátkodobé cíle (dle SMART parametrů) a jejich návaznost na dlouhodobé cíle.
Jak vypracovat PPŠ je podrobněji uvedeno v záložce „Preventivní program školy“. Výše uvedené dva dokumenty (ŠPSŠ a PPŠ) jsou naprosto klíčové a každá škola je musí mít řádně zpracované. Preventivní program školy může být vypracován elektronicky v Systému evidence preventivních aktivit (SEPA viz https://www.preventivni-aktivity.cz).
Mezi další povinnou dokumentaci ŠMP patří
Deník školního metodika prevence – povinná součást dokumentace ŠMP, obsahuje veškerou činnost ŠMP (aktivity s dětmi, akce; zapsat kdy, co a pro koho se konalo) – může ho nahradit výkaz v Systému evidence preventivních aktivit.
Zápisy řešení aktuálních problémů z oblasti prevence – zapsat nálezy OPL, šetření ohledně šikany, jednotlivá jednání se žáky, rodiči, navrhovaná opatření, apod.
Ankety a výsledky různých šetření – ŠMP musí archivovat výsledky svých různých šetření a anket.
Vhodné vést, ale ne nezbytně
Přípravy na metodická vedení učitelů – jednou z činností ŠMP je metodické vedení učitelů, je vhodné si jako doklad o naplňování této činnosti uchovat přípravy na tato jednání.
Zápisy jednání týmu školního poradenského pracoviště jako podklad činnosti týmu (alespoň 3x – 4x ročně, nebo dle potřeby).
Evidence akcí s preventivní tematikou, vzdělávání a kontaktů – ŠMP eviduje kontakty důležité pro prevenci projevů rizikového chování, další akce, projekty atd., případně DVPP v oblasti prevence (toto však obvykle eviduje ředitel školy).